Đầu tiên phải kể đến việc lựa chọn tòa nhà. Sau đó là các trang thiết bị quan trọng như thang máy, hệ thống điều hòa, phòng vệ sinh và vật liệu trang trí nội thất. Văn phòng cho thuê hiện đang lầm vào khủng hoảng thừa. Vì vậy chúng ta có rất nhiều lựa chọn. Tuy nhiên nếu không chú ý ta vẫn có thể gặp nhiều vấn đề phát sinh không mong muốn. Trong một bài viết mới đây, ông Robert Johnston, Giám đốc bộ phận cho thuê thương mại của Cushman&Wakefield Vietnam đã đưa ra những tư vấn đáng chú ý.
Theo ông thì tùy từng doanh nghiệp và tùy từng lĩnh vựa kinh doanh mà sẽ có những nhu cầu khác nhau. Tuy nhiên tất cả đều không thể bỏ qua vấn đề về an ninh, chất lượn quản lý, môi trường xung quanh .v.v Và cuối cùng là tiêu chí không thể thiếu đó là chi phí để thuê có phù hợp với kinh phí của doanh nghiệp hay không.
Những lưu ý khi thuê văn phòng
Các khu đô thị mới đang dần hình thành ngày càng nhiều, các doanh nghiệp đua nhau tập trung về những địa điểm này. Tuy nhiên vấn đề khoảng cách cần được đề cao. Đối với những công ty mới, khoảng cách có lẽ chưa phải là vấn đề nan giải.
Nhưng với các công ty đang hoạt động và phải di dời nên nghĩ tới việc nhân viên sẽ phải đi xa hơn, chịu chi phí vận chuyển tốn kém hơn, chi phí ăn uống cao hơn. Đây là điểm cần phải lưu tâm của các doanh nghiệp khi xem xét thuê một văn phòng mới.
Khủng hoảng kinh tế kéo theo giảm giá bán cũng như giá thuê của các tòa nhà và không gian văn phòng, mang lại nhiều thuận lợi cho các công ty. Xét đến thiết kế mặt bằng, một văn phòng cần tối ưu hóa lợi ích cho công ty, tức là tối đa hóa diện tích mặt bằng sử dụng và hạn chế ít nhất có thể diện tích bao quanh. Thông thường, mặt bằng sẽ được thiết kế để khách thuê có thể sắp xếp văn phòng hiệu quả nhất.
Hệ thống điện cũng cần được xem xét phải đáp ứng mọi nhu cầu doanh nghiệp. Tòa nhà văn phòng cần có một hệ thống cung cấp điện ổn định do một số đặc tính kĩ thuật của hệ thống cung cấp và nếu tình trạng mất điện xảy ra, có thể gây ra chi phí thất thoát lớn như trường hợp xảy ra gần đây tại Tp.HCM.
Mất điện dẫn đến rối loạn trong hệ thống thông khí, ngưng trệ quá trình truyền tải dữ liệu máy tính dẫn tới gây mất dữ liệu và tốn nhiều thời gian khôi phục. Hệ thống máy tính càng lớn, thời gian khôi phục càng lâu sau khi chịu ảnh hưởng từ rối loạn của hệ thống điện, làm giảm năng suất làm việc và tăng chi phí sửa chữa.
Vì tình hình hiện tại nguồn cung dư nhiều hơn cầu nên các nhà đầu tư cắt giảm chi phí tối đa bằng cách thay đổi các nhà cung cấp thiết bị điện khác. Chi phí đúng là có thấp hơn nhưng chất lượng cũng thấp theo. Tình trạng này ngay cả những tòa nhà hạng A tại trung tâm cũng không tránh khỏi.
Một vấn đề khác mà các khách thuê doanh nghiệp càng ngày càng cần lưu tâm là thủ tục pháp lý đi kèm bởi một số chủ tòa nhà có khó khăn tài chính hoặc nợ xấu cần thanh toán với bên thứ ba. Lựa chọn tòa nhà nào để thuê là một quyết định quan trọng bởi mối quan hệ giữa chủ nhà và khách thuê thông thường sẽ kéo dài nhiều năm.
Để giảm thiểu rủi ro gặp phải một chủ nhà không đáng tin cậy, khách thuê có thể thực hiện quy trình thuê theo nhiều bước như: lựa chọn một chủ nhà có uy tín, có bằng chứng cho thấy kinh doanh thuận lợi, khảo sát tài chính của chủ nhà và đưa ra thỏa thuận thuê với điều kiện khách thuê có thể chấm dứt hợp đồng khi chủ nhà không thể thực hiện được trách nhiệm bên cho thuê.
Các tập đoàn đa quốc gia hoạt động tại Việt Nam thường sử dụng dịch vụ đại diện khách thuê. Yêu cầu về văn phòng của những công ty này rất tiêu chuẩn, bởi họ từng hoạt động tại các thị trường mà cơ sở hạ tầng phát triển cao hơn Việt Nam nhiều lần.
Điều này nhiều khi dẫn đến bế tắc trong thỏa thuận bởi những yêu cầu mà khách thuê tập đoàn đa quốc gia đưa ra lại được xem là không thể đáp ứng được đối với chủ nhà. Hầu hết những trường hợp như vậy đều cần có thỏa hiệp giữa các bên, bên thuê cần linh động và thích ứng với thị trường Việt Nam, ngược lại, bên cho thuê cũng cần chấp nhận những “quy chuẩn tập đoàn” mà khách thuê đòi hỏi cần được đáp ứng.
Điều này dĩ nhiên sẽ gây ra nhiều phiền phức cho cả hai bên, tuy nhiên, sự hỗ trợ của dịch vụ đại diện khách thuê sẽ giúp khách thuê hạn chế tối đa mọi rủi ro tiềm ẩn.
